Ten wpis jest częścią akcji

Zakładasz firmę w 2020 roku? Oto wiedza, która będzie Ci potrzebna

Wszystkie wpisy z tej akcji znajdziesz tutaj.

Inkubator przedsiębiorczości – czy warto? Nasza opinia

Inkubator przedsiębiorczości to forma prowadzenia „działalności gospodarczej”, którą wybierają początkujący przedsiębiorcy żeby zmniejszyć koszty prowadzenia przedsięwzięcia i przetestować pomysł na biznes. Sami jesteśmy beneficjentami inkubatora (Twój Startup), więc opiszę Wam w tym męczącym wpisie, jak taka forma sprawdza się w praktyce.

Z życia wzięte

czyli jak to było w praktyce

Jakieś 10 lat temu, w wieku 22-23 lat, założyłem pierwszą działalność gospodarczą – tworzenie stron internetowych. W zasadzie nie ma co wspominać: nic z tej firmy nie wyszło. To był dla mnie bardzo chudy okres w życiu (czego dziś, gdy piszę ten wpis, po mnie nie widać): żywiłem się głównie żołędziami, a także podbierałem jeżom jabłka. Wiecie, te, które noszą w kolcach.

Ale ponieważ mnie się nie da tak łatwo zniechęcić ;), po jakimś czasie postanowiłem spróbować znów (nie, tak naprawdę nie chce mi się rano wychodzić do pracy – wolę pracować w domu i do tego na swoim).

Tym razem chciałem zrobić to mądrzej: mieć niższe koszty, lepiej się przygotować, itd.

Drugiej działalności nie chciałem otwierać, bo nie minęło jeszcze 5 lat od zamknięcia poprzedniej, więc nie przysługiwałby mi obniżony ZUS, a pełnego nie zamierzałem od razu płacić. Dlatego postanowiłem spróbować z inkubatorem.

Najpierw znalezienie klientów, dopiero potem konieczność wystawienia faktury

Klientów na wykonanie strony www znalazłem dość łatwo: znajomi wiedzieli, że się tym zajmowałem, więc polecili mnie kilku osobom albo sami się kontaktowali w tej sprawie. Złożyło się akurat tak, że wykonałem jednocześnie trzy czy cztery strony internetowe, no i przyszedł czas na rozliczenie się.

Wszyscy klienci wiedzieli, że nie mam działalności gospodarczej i akceptowali możliwość rozliczenia się przez umowę o dzieło. Ale też wszyscy uznali, że gdybym mógł im wystawić fakturę, to byłoby jak najbardziej mile widziane.

No to postanowiłem, że im tę faktury wystawię.

Przeczytaj też: Co możesz zrobić przed założeniem firmy, aby się do tego lepiej przygotować?

Cel: założenie firmy w inkubatorze przedsiębiorczości

W Częstochowie znalazłem chyba trzy różne inkubatory. Zwróciłem się do tego, który wydawał mi się najbardziej wiarygodny i profesjonalny:

  • estetyczna, wręcz ekscytująca strona internetowa,
  • znana mi od dawna marka,
  • wielu beneficjentów.*

*Przy okazji, ponieważ jesteśmy na blogu o marketingu internetowym: zwróć uwagę, co właśnie napisałem: wygląd strony www, znana marka, wielu klientów (dowód społeczny) – tak się robi marketing. Klient, który nie ma jeszcze doświadczeń z Twoją branżą, wybiera tę firmę, która WYDAJE MU SIĘ najbardziej godna zaufania. Dlatego strona internetowa będzie skuteczniej zdobywała klientów, jeśli będzie odpowiedniej jakości.

Przeczytaj też: Jak zwiększyć ilość klientów dzięki zdjęciom na stronie internetowej? (badania)

Klient, który nie ma jeszcze doświadczeń z Twoją branżą, wybiera tę firmę, która WYDAJE MU SIĘ najbardziej godna zaufania.

Konkurenci wypadali nieco blado: nieznane mi marki inkubatorów, słabe strony www, które nie budziły zaufania. Wybór wydawał mi się oczywisty – idę do tej fundacji, którą znam z nazwy od dawna. Tysiące much nie może się mylić!

No i okazało się, że trudno się doprosić o kontakt. Kazali wypełnić formularz zgłoszeniowy na stronie – wypełniłem. Kazali chwilę poczekać na odpowiedź – poczekałem.

Po tygodniu braku odzewu przypomniałem się mailowo – w centrali. Naskarżyłem na lokalny oddział, znaczy. Tym razem sam Bóg zstąpił z niebios, zainterweniował w oddziale częstochowskim i obiecał mi maluczkiemu, że ktoś się ze mną skontaktuje w ciągu dwóch czy trzech dni roboczych. Po czym wrócił do siebie na obłoku.

I rzeczywiście: stało się. Nastąpił Kontakt. Tyle, że skończyło się na jednym mailu, bo potem ktoś nie zadzwonił czy nie odebrał telefonu i do spotkania nie doszło.

W zasadzie to chyba do spotkania nie doszło, bo ja postanowiłem nie czekać dłużej. Pomyślałem roztropnie:

A co, jeśli wystawianie faktury dla klienta też będzie tyle trwało?

I umówiłem się z drugim w kolejności inkubatorem, który miał oddział w Częstochowie. Odpowiedź na mojego maila przyszła po godzinie i następnego dnia byłem na spotkaniu z koordynatorem oddziału częstochowskiego (zwykłem mówić: Szefem Wszystkich Szefów w Częstochowie) Panem Tomaszem Ociepą (pozdrawiam, Tomek! Dzięki!).

Tomek odpowiedział na wszystkie moje pytania, wyjaśnił mnie tępemu każdy szczegół i podsunął umowę do… przeczytania na spokojnie w domu.

Podpisałem ją chyba dzień później; umowa nie miała kruczków, a w razie fiaska biznesowego nie kazali mi oddać duszy.

Następnego dnia dostałem dostęp do fundacyjnego CRMu, jakieś instrukcje jak z tego korzystać i – mogłem wystawić fakturę VAT.

Chociaż chyba nie od razu fakturę tylko najpierw proformę – ale o papierach napiszę zaraz.

Potem wielokrotnie widziałem, jak wiele osób narzekało na ten pierwszy inkubator (w którym pracuje Bóg). Okazało się, że to w sumie dobrze, że tam się nie doczekałem i że jestem tu, gdzie jestem.

Wniosek? Nie należy oceniać [inkubatora] po wyglądzie [strony www]. 😉

Witajcie w raju**. Witajcie w fundacji Twój Startup***

**Raj bez boga? Spokojnie, tu mamy innego boga. Też Michał.

*** Nie nabijam się, naprawdę jestem zadowolony, tylko takie zakończenie tej części wpisu mi pasowało do całości. To nie jest wpis sponsorowany (chociaż miło by było, droga fundacjo!
Dobra, żartuję.
Wcale nie. Zapłaćcie.
Żartuję.)

I dodam jeszcze, żeby nie mówili, że jestem lekko stronniczy, że wcale nie jest idealnie. Ale o tym po kolei, żebyście czytali dalej.

Jak działa inkubator przedsiębiorczości?

Inkubator to po prostu fundacja. Fundacja, jak to się fachowo mówi, ekhem: użycza nam swojej osobowości prawnej, czyli – wystawia faktury dla naszych klientów.

W praktyce, faktury wystawiam albo ja albo Paulina (w sensie: wyklikujemy je w CRMie), ale sprzedawcą na fakturze jest fundacja.

Indywidualne konto „firmowe”

Po podpisaniu umowy z fundacją TS, otrzymałem konto „firmowe” (a tak naprawdę subkonto fundacji). Klient, który opłaca fakturę, przelewa pieniądze właśnie na to subkonto.

Jak wypłacamy pieniądze z subkonta?

Na podstawie umowy o dzieło z fundacją. Można powiedzieć, że jesteśmy podwykonawcami fundacji, tyle tylko, że sami „organizujemy” sobie klientów, ofertę, itp.

Abonament miesięczny za inkubator

Aby korzystać z usług inkubatora, trzeba płacić abonament miesięczny. Chyba w każdym inkubatorze jest to opłata w wysokości 250 zł netto miesięcznie (lub 300, jeśli startup prowadzą dwie osoby)****.

W ramach tej opłaty otrzymujemy:

  • pomoc wiedzową – dla beneficjentów fundacji organizowane są szkolenia, zarówno online (webinary jak i indywidualne konsultacje) jak i stacjonarne (te głównie w Warszawie, choć i w Częstochowie i innych miastach coraz więcej się dzieje)
  • możliwość korzystania z biura w wymiarze 20 godzin miesięcznie, gdybyśmy chcieli np. spotkać się z klientami albo poczuć się trochę jak w korpo
  • pomoc księgową – gdybyśmy na przykład nie wiedzieli, jak wystawić fakturę VAT dla klienta z Niemiec czy innej Irlandii
  • pomoc prawną – gdybyśmy mieli za mało zajęć i chcieli sobie wdrożyć politykę zarządzania danymi osobowymi pod RODO 😉 Albo gdybyśmy chcieli zwindykować niepłacącego klienta (raz uruchamialiśmy windykację, jeszcze trwa)
  • i najważniejsze: możliwość wystawiania faktur VAT, gdybyśmy chcieli, żeby nam ktoś zapłacił pieniądze albo gdybyśmy mieli gest i chcieli zapłacić VAT

Więcej informacji o powyższych elementach znajdziesz w dalszej części tekstu.

„Spółka” w inkubatorze przedsiębiorczości

My z Pauliną mamy w inkubatorze „spółkę”, czyli pracujemy razem, a fundacja traktuje nas jak jeden podmiot (o nazwie Lara&Krawczykowski). W praktyce daje nam to większą wygodę, bo sprawunki mogę załatwiać ja lub Paulina. Gdyby któreś z nas miało „firmę” w inkubatorze samodzielnie, druga osoba w ogóle nie byłaby obsługiwana przez fundację jako beneficjent. Taka „spółka” kosztuje miesięcznie nieco więcej, bo 300 złotych netto miesięcznie zamiast 250****.

****Wyjaśnię to „netto”. Jeśli na naszym koncie „firmowym” są jakieś środki, to opłata miesięczna jest potrącana z tych środków na koncie i wynosi po prostu 250 lub 300 zł. Jeśli natomiast tych środków w danym miesiącu byśmy nie mieli, to zapłacilibyśmy „z kieszeni” te 250/300 PLUS VAT.
W praktyce płacimy 300 zł brutto co miesiąc, bo zawsze jakiś hajs na koncie leży.

Codzienność – jak inkubator sprawdza się w praktyce?

U nas dobrze, poza kilkoma rzadko występującymi minusami. Ale po kolei.

Na co dzień korzystamy z prostego systemu CRM fundacji do wystawiania proform/faktur.

Nie ma on jakichś powalających funkcjonalności, ale na razie wystarcza. Wróble kiedyś ćwierkały, że ktoś gdzieś planuje ten system zamienić na nowszy, lśniący, „taki amerykański”, ale na razie konkretów brak.

Kontakt z fundacją

Kontakt z fundacją trzeba podzielić na dwa elementy, bo to w sumie dwa dość różne światy.

Oddział częstochowski i siostry bliźniaczki 😉

Obecnie koordynatorką oddziału częstochowskiego (Szefową Wszystkich Szefów w Częstochowie) jest Pani Karina Murzynowska. Odpisuje na maile błyskawicznie, dlatego podejrzewam, że tak naprawdę są to dwie jednojajowe siostry bliźniaczki – nie do odróżnienia. Gdy jedna śpi – druga odpisuje na emaile i załatwia sprawunki. Serio – potrafiłem do Pani Kariny wysłać email o 21:30, a odpowiedź dostałem o 6:30 następnego dnia.

Aż mi głupio było.

Pani Karino, litości. Nie oczekujemy z Pauliną, że odpisze Pani o takiej godzinie. Proszę nieco wyluzować, OK? 😉

[chwila absolutnej powagi]A mówiąc poważnie – bardzo dziękujemy.[/chwila absolutnej powagi]

(psst, fundacjo – wyciąłem z tej części artykułu nieśmieszny żart o podwyżce dla P. Kariny, ale wiecie…)

Kontakt z Warszawą (porady prawne, RODO, CoTamJeszcze)

Tu już tak błyskawicznie nie jest. Dwa czy trzy razy pisałem do działu prawnego – i nawet po tygodniu nie dostawałem odpowiedzi. Pół biedy, że Pani Karina ma „chody” w Warszawce i prosiliśmy ją czasem o pospieszenie „góry”, w czym była bardzo skuteczna. Inaczej mówiąc: słuchają się jej tam w stolicy.

Ograniczenia we współpracy z innymi firmami

To nie jest tak, że w ramach inkubatora możesz współpracować z każdym, z kim chcesz. Jesteś związany umową, którą podpisujesz na początku współpracy z fundacją, a umowa mówi o tym, że współprace z innymi podmiotami i/lub podpisywane umowy należy przed podpisaniem konsultować z fundacją.

Do niedawna nie było to dla nas żadnym problemem – w uproszczeniu, jedyna współpraca, jaką mamy to firma hostingowa, na której serwerach stoi ten serwis.

Ale ostatnio ograniczenia okazały się być bardziej… ograniczające. Chodzi konkretnie o współpracę z Mailerlite jako systemem do wysyłki newsletterów. Chcieliśmy go użyć do obsługi naszych list emailowych. „Góra” stwierdziła, że nie możemy korzystać z tej aplikacji, bo fundacja nie ma z Mailerlite podpisanej umowy o przetwarzanie danych osobowych. I polecili nam Freshmail – którego z różnych względów nie chcieliśmy używać, a z którym taką umowę mają.

Wysłałem zapytanie do działu obsługi RODO w fundacji, czy takiej umowy z Mailerlite nie dałoby się podpisać i zaproponowałem jeszcze jedno wyjście z tej sytuacji (też oparte o współpracę z zewnętrznym podmiotem, tym razem zlokalizowanym w Polsce). Teraz, gdy już otrzymaliśmy odpowiedź (trochę trzeba było poczekać) już wiemy na 100%, że Mailerlite odpada i newsletter będziemy mieli we Freshmailu. Ma to swoje plusy (Freshmail da nam kilka możliwości, których w Mailerze bym nie mógł wdrożyć) i minusy (najbardziej zależy nam na podstawowych funkcjonalnościach, które Mailerlite oferuje do pewnego momentu bezpłatnie).

Na co dzień…

…w ogóle nie pamiętamy, że jest jakaś fundacja. Robimy swoje i nikt nam głowy nie zawraca. Czasem tylko przyjdzie mailowa informacja o nowych szkoleniach a raz czy dwa przysłali instrukcję przygotowania dokumentacji pod RODO.

Podsumowując – bardzo ważne jest, kto kieruje oddziałem w Waszym mieście i jak się wywiązuje ze swoich obowiązków. My od początku mamy szczęście do Szefów Wszystkich Szefów w Częstochowie, więc jeśli jesteś z Miasta Świętej Wieży – zapraszamy do fundacji Twój Startup!

(a jeśli zamówisz u nas stronę www lub sklep będąc beneficjentem fundacji, to rozliczymy się bez VATu)

Biuro do dyspozycji

Pisałem, że do dyspozycji (w ramach płaconego abonamentu) mamy możliwość korzystania z biura – 20 godzin miesięcznie. Aby skorzystać z biura, musimy wcześniej dać znać Pani Karinie w jakich godzinach chcielibyśmy się tam pojawić.

W praktyce prawie z tego obecnie nie korzystamy, bo pracujemy w domu. Byliśmy popracować w biurze tylko przez niecały tydzień, więc zrobiłem kilka zdjęć jak wygląda siedziba oddziału częstochowskiego (sorry za jakość, fotki robione w zasadzie kalkulatorem).

Kawa gratis!

Zalety i wady prowadzenia firmy w inkubatorze i nasza opinia

Oboje z Pauliną uważamy, że firma w inkubatorze to dobre rozwiązanie na początek rozwijania własnej działalności gospodarczej. Koszty są nieduże, a dodatkowa pomoc wiedzowa może się przydać.

Oboje z Pauliną uważamy, że firma w inkubatorze to dobre rozwiązanie na początek rozwijania własnej działalności gospodarczej.

Oto zalety prowadzenia firmy w inkubatorze:

  • skupiasz się na tym, czym ma się zajmować Twoja firma, a nie na prawie czy księgowości. Oczywiście, te aspekty też trzeba trochę ogarnąć, ale od tego jest koordynator Twojego oddziału, żeby Ci pomóc. Nam ta pomoc przydała się na przykład, gdy mieliśmy do wystawienia faktury dla firm z Niemiec czy Irlandii
  • nie jesteś tylko Ziutkiem Bąblem (powiedzenie Piotra Michalaka) Zamiatanie, tylko stoi za Tobą większa fundacja. A to może, jak mi się wydaje, odstraszać potencjalnych naciągaczy, którzy próbują wykorzystać początkujących i nie zapłacić. Jak widzą, ze współpracujesz z ogólnopolską fundacją, to dwa razy się zastanowią, bo każdy odruchowo i słusznie zakłada, że taki podmiot musi mieć dział prawny i procedury windykacyjne
  • fundacja pomogła wdrożyć RODO – dostaliśmy instrukcję co gdzie mamy wpisać, wraz z tabelkami do wypełnienia, a Pani Karina i specjaliści odpowiadali na dodatkowe pytania. Był też webinar, na którym osoba zajmująca się w fundacji sprawami związanymi z RODO pokazywała, jak wypełnić dokumenty przysłane każdemu przez fundację
  • możliwość korzystania z biura – można się spotkać z klientami albo zmienić środowisko pracy z domu na zewnętrzne

Wady prowadzenia firmy w inkubatorze?

Tych jest mniej, ale warto o nich wiedzieć:

  • jeśli chcesz podjąć współpracę z zewnętrzną firmą/marką (w naszym przykładzie był to Mailerlite) – musisz mieć na to zgodę działu prawnego fundacji. Podpisywane umowy trzeba zawsze najpierw przesłać do akceptacji, bo zawierasz umowę w imieniu całej fundacji
  • CRM jest bardzo prosty (póki co). Nie mamy możliwości na przykład zintegrowania go ze sklepem internetowym, żeby faktury wysyłały się automatycznie. Na razie nam to nie jest potrzebne, ale pewnie niedługo będzie – zobaczymy, jak to rozwiążemy
  • więcej wad już nie pamiętam

Podsumowanie

Ogólnie – jesteśmy zadowoleni. Choć jednocześnie widzimy, że im więcej się u nas dzieje, tym częściej myślimy o założeniu działalności gospodarczej. Mielibyśmy większą swobodę działania.

Dodaj komentarz

Subscribe to our newsletter

 
Strony i reszta